Ved hjælp af et fælles økonomisystem og en ny kontoplan vil Projektafdelingen for Det Nye Universitetshospital i Aarhus sammen med Rådgivergruppen DNU I/S spare Region Midtjylland for papir- og ekstraarbejde – og ikke mindst udgifter – i fremtidens byggerier.


Ved hjælp af et fælles økonomisystem og en ny kontoplan vil Projektafdelingen for Det Nye Universitetshospital i Aarhus sammen med Rådgivergruppen DNU I/S spare Region Midtjylland for papir- og ekstraarbejde – og ikke mindst udgifter – i fremtidens byggerier.

Et nyt økonomisamarbejde mellem Projektafdelingen for DNU og det private konsortium Rådgivergruppen DNU I/S kan bane vejen for en ny og langt mere effektiv måde at føre regnskab på i offentlige byggerier. Samarbejdet vil i fremtiden kunne spare både tid og penge, mens effektiviteten og sikkerheden øges. Hemmeligheden: At give den private rådgiver adgang til en afgrænset del af det offentliges økonomisystem.

- Ved at bruge et fælles økonomisystem undgår vi de afstemningsopgaver, der ville være nødvendige mellem to økonomisystemer. Afstemning kan måske lyde som en banal opgave, men den er meget tidskrævende, siger økonomiansvarlig i Projektafdelingen for DNU, Søren Winther Hansen, og fortsætter:

- Samtidig undgår vi det dobbeltarbejde, der ligger i, at rådgiverne først registrerer og behandler data i deres økonomisystem, hvorefter bygherren, altså det offentlige, skal lave nøjagtig det samme i sit økonomisystem. Der bliver færre misforståelser, da det er det samme datasæt og den samme database, man arbejder på, og afstemningen vil altid være opdateret.

Til gavn for alle
Det er ikke kun det offentlige, der får noget ud af et fælles økonomisystem. Der bliver også sparet en masse papirarbejde for rådgiveren. Tidligere skulle en entreprenør, der havde leveret en ydelse, sende en faktura til den offentlige instans, som derefter sendte den videre til rådgiveren. Dernæst skulle rådgiveren så printe fakturaen, stemple den, scanne den ind og sende den tilbage til den offentlige instans, der så godkendte betalingen. Samtidig registrerede både rådgiveren og den offentlige instans fakturaen i hvert sit regnskab, som med hyppige intervaller skulle afstemmes med hinanden.

Nu, hvor rådgiveren har fået adgang til en afgrænset del af det offentliges økonomisystem, går det lettere: Fakturaen fra entreprenøren læses elektronisk ind i det fælles økonomisystem. Herefter tjekker rådgiveren, at fakturaen er i overensstemmelse med ydelsen, og hvis den er det, bliver den sendt videre til den offentlige instans, der endeligt godkender betalingen. Mindre papirarbejde og mere gennemskuelighed.

- En af fordelene er, at bygherren har fuld indsigt i rådgiverens dispositioner. Tidligere førte vi som rådgivere regnskabet i vores eget økonomisystem, hvorefter det blev sendt til bygherren, der så afstemte med sit eget regnskab. Den slags er ret tidskrævende, og det slipper vi helt for nu, fortæller økonom i Rådgivergruppen DNU I/S, Henriette Linde.

Bygget til fremtiden
Tidligere har Region Midtjyllands økonomisystem ikke været gearet til store byggeprojekter, hvor det er nødvendigt med konti til de forskellige dele af en byggeproces. Hvis rådgiveren for eksempel indgår en kontrakt med en maler, skal der være en konto, hvor regninger kan bogføres og kontraktsummen kan følges.

Det var der ikke tidligere, for Region Midtjylland har en standardkontoplan, der bliver rullet ud over de projekter, politikerne bevilger penge til. Men nu har Henriette Linde og Søren Winther Hansen i samarbejde med Region Midtjyllands regnskabsafdeling lavet en ny og omfattende kontoplan, der passer til DNU-projektet, og som man også kan tage udgangspunkt i til fremtidige byggeprojekter.

- Jeg håber selvfølgelig, at kontoplanen vil blive brugt i fremtiden. Der er jo ingen grund til at gøre det mere kompliceret end nødvendigt. Jeg kan sagtens forestille mig, at denne kontoplan for eksempel vil kunne blive brugt som model for det kommende hospitalsbyggeri i Gødstrup, siger Henriette Linde.

Det fælles økonomisystem og den nye kontoplan vil stå sin første prøve, når opførelsen af TrygFondens Familiehus i tilknytning til det eksisterende Aarhus Universitetshospital, Skejby, begynder i midten af april 2011.